Система единой нумерации экспертных документов

в судебно-медицинском учреждении

 

Сафрай А.Е.,  Рубина В.В.

Ленинградское областное бюро судебно-медицинской экспертизы

(нач. проф. Заславский Г.И.)

 

 

 

         Использование компьютерной техники   при оформлении результатов судебно-медицинских исследований дает возможность ставить новые  задачи, позволяющие повысить качество экспертных исследований и сократить  сроки их выполнения, улучшить взаимодействие между различными структурными подразделениями, унифицировать системы архивирования и статистической обработки, повысить их качество.

         Основой, позволяющей систематизировать ведение судебно-медицинской документации, по нашему мнению, является  система единой, унифицированной  («сквозной»)  нумерации  судебно-медицинской документации,  позволяющая решать все остальные задачи.

         Нами предложен  вариант присвоения  Заключениям и Актам судебно-медицинского исследования трупов «длинного номера». «Длинный номер»  Заключения (Акта) судебно-медицинского исследования трупа состоит из трех групп цифр, Заключения (Акты) экспертов лабораторных  подразделений – из пяти.

Нумерация Заключения (Акта) судебно-медицинского исследования трупа включает:

а) личный код судебно-медицинского эксперта, соответствующий его табельному номеру (присваивается при приеме на работу и проходит по всем бухгалтерским документам);

б) код  (городского) отделения или морга (все  Бюро получают  порядковые номера);

в) порядковый номер Заключения отделении.

В качестве примера: если эксперт Н. (имеет табельный  номер 7),  вскрыл труп в В-ском районом отделении (номер 4), под порядковым номером 12, то акту или Заключению присваивается «длинный» номер 7-4-12.

         Данный номер в обязательном порядке указывается на всех направлениях на лабораторные исследования,  статистических картах и др. документах.  

Нумерация Заключений (Актов) экспертов лабораторных отделений получают номер, состоящий из:

а) «длинного номера» Заключения (Акта) эксперта по исследованию трупа (он, как указано выше, представляет собой код  из трех цифр);

б) кода лабораторного подразделения;

в) порядкового номера исследования в отделении.

Таким образом, к примеру, акт судебно-химического исследования (а химическому отделению присвоен номер 25) с порядковым номером 555, выполненный по направлению из эксперта Н. из В-ского районного судебно-медицинского отделения будет иметь следующий номер: 7-4-12-25-555.  

При регистрации направлений на лабораторные исследования, которая может осуществляться в электронном виде с помощью базы данных MS Access или электронной таблицы MS Exell в дополнительном столбце, помимо обычных сведений, предусмотренных для регистрационного журнала, указывается также «длинный» порядковый номер  вскрытия.

         Оформление всех судебно-медицинских документов может осуществляется в текстовом редакторе MS Word любой версии, а результаты сохраняются  в виде файлов в формате .rtf под именем соответствующем «длинному  номеру». Это дает возможность использовать даже устаревшие компьютеры.

         Таким образом, все документы, оформляемые по конкретному трупу имеют индивидуальный номер и могут быть легко сопоставлены и рассортированы.

         Ниже перечислены преимущества данной системы нумерации (несмотря на ее кажущуюся громоздкость):  

1.     Она (система нумерации) позволяет доставлять экспертам-танатологам результаты лабораторных исследований в электронном виде до или одновременно с передачей «бумажного» варианта с помощью локальной компьютерной  сети (если она есть в наличии и учреждение расположено в одном здании) или с помощью различных вариантов установления удаленных соединений, электронной почты, в том числе через Интернет.

2.     Получение результатов лабораторных исследований в день их оформления  дает возможность судебно-медицинскому эксперту приступить к оформлению акта (Заключения) непосредственно после получения  электронной версии  результатов лабораторного исследовании,  использовать  буфер обмена для внесения  этих данных в соответствующий раздел Заключения (Акта), полностью,  не ограничиваясь краткими выписками. При этом существенно сокращаются сроки оформления актов (Заключений) судебно-медицинского исследования трупов.

3.     Появляется возможность пересылать в электронном виде протокольные части Актов (Заключений) исследования трупов руководству учреждения для проведения консультаций в сложных случаях, при решении вопросов о передаче дел для проведения исследований в  первично комиссионном порядке. В некоторых случаях протокольные части Актов (Заключений) могут направляться в лабораторные подразделения для использования в работе экспертами лабораторных подразделений, прежде всего медико-криминалистических и судебно-гистологических. 

4.     Сведением всех документов в единую базу данных осуществляется их автоматическая расстановка. Это позволяет контролировать сроки выполнения конкретных экспертных исследований. И, в частности, экспертиз убийств и случаев, подозрительных на них.

5.     Нумерация Актов (Заключений) в виде кода из трех цифр обеспечивает  быстрый поиск  (с помощью функции «Поиск» в любом Приложении MS Windows) в базе данных любого   отделения, отслеживая движение исследований в лабораторных отделениях. Одновременно  цифровая кодировка позволяет упростить поиск, избегая неточности, возникающие из-за  сложностей прочтения  рукописно заполненных документов.

6.     Только по одному номеру акта (Заключения) появляется возможность проведения определенных статистических   исследований за любой промежуток времени: анализ количества  вскрытий, осуществленных  конкретным экспертом, количества вскрытий в различных моргах, количества лабораторных исследований, «охват» лабораторным исследованиями  секционного материала, качества  работы каждого эксперта в данном направлении. 

7.     «Сквозная» нумерация позволяет архивировать всю  судебно-медицинскую документацию помимо «бумажного» и в электронном виде, записывать данные на съемные  носители информации, осуществлять быстрый поиск текстов Актов (Заключений) в архивной базе.  При этом  возможны любые варианты архивирования: по районам, по экспертам, по структурным подразделениям.

8.     Получение статистических карт с аналогичной нумерацией и текстов актов (Заключений)  дает возможность  контролировать правильность полученной статистической информации.

9.     Введение единой системы нумерации упрощает разборку и раскладку  оформленных Заключений и Актов из  лабораторных отделений,   их рассылку экспертам-танатологам, по направлениям которых исследования выполнялись. Для этого достаточно только  «длинного номера».

10. Существенно повышается эффективность научной работы по материалам вскрытий и лабораторных исследований, так как значительно облегчается тематическая выборка Актов (Заключений) и становиться легко доступным их текст.

 

Названные позитивные моменты существенно экономят время, затрачиваемое при оформлении экспертных документов, повышают качество исследований и поднимают работу с судебно-медицинской документацией на качественно новый уровень.